Entenda como aplicar uma gestão de tempo no trabalho para organizar sua rotina, de trabalho e pessoa, para ser mais produtivo e feliz
Hiperprodutividade é a palavra do momento. Fazer mil coisas ao mesmo tempo: ler e-mails, ver as mensagens do Whatsapp e escrever artigos, tudo isso enquanto está participando de uma videochamada. Será que esse gerenciamento do tempo está correto?
A conectividade abriu uma série de janelas para pessoas multitarefas. Mas, segundo especialistas no assunto, a habilidade de conduzir diversas atividades ao mesmo tempo não resulta em mais produtividade. Por quê?
Estudos indicam que o cérebro não se concentra em mais de uma tarefa ao mesmo tempo. Só para se ter um exemplo, um levantamento descobriu que trabalhadores que têm o hábito de verificar a cada cinco minutos o e-mail, perdem em média 64 segundos até retomarem a tarefa anterior depois daquela pequena espiadinha na caixa de entrada de e-mails.
Se você não quer gastar seu dia com atividades que pouco ou nada agregam para a sua trajetória profissional, então, fique atento aqui às nossas dicas de como gerenciar melhor o seu tempo!
O que é gerenciamento de tempo?
O gerenciamento de tempo é uma forma de organizar seu dia, sua semana, mês e ano de modo a cumprir todas as atividades que precisam ser feitas naquele determinado período.
Vamos a um exemplo prático: digamos que no início do ano você colocou como meta pessoal aprender o básico do idioma inglês. Você criará uma rotina de gestão de tempo, tentando evitar distrações, para cumprir esse objetivo
Segundo especialistas no assunto, por meio dessa organização, você consegue se planejar para aproveitar melhor as horas e trabalhar com menos estresse.
Qual a importância do gerenciamento de tempo?
Sabe aquela sensação de que você se entregou de corpo e alma ao trabalho, mas mesmo assim não foi suficiente? Pois bem, o gerenciamento de tempo é importante para frear esse sentimento de culpa e te ajuda a focar no que realmente importa: cumprir suas atividades pessoais e de trabalho no tempo estipulado.
Quando você aprende a gerenciar seu tempo, consegue se dividir melhor entre as atividades de cada dia para as entregas serem realizadas conforme o que é esperado, tirando a ênfase da pressão por prazos. Com isso, você passa a trabalhar de forma mais eficiente – e menos estressante – multiplicando sua produtividade.
Quer saber outras vantagens de investir na correta gestão de tempo? Separamos mais alguns bons motivos para você:
- garante menos estresse e fadiga;
- melhora sua imagem como profissional;
- permite a você mais tempo para realizar atividades pessoais como hobbies;
- ajuda você a atingir objetivos e metas;
- melhora sua confiança.
Como uma má gestão do tempo pode atrapalhar seu trabalho?
Agora que você já sabe os pontos positivos de investir numa boa organização do seu tempo, que tal dar uma espiadinha rápida em como a má gestão do tempo pode atrapalhar suas atividades?
A falta de foco na gestão de tempo pode atrapalhar completamente o seu trabalho, fazendo com que você esteja sempre “ocupado”, ainda que não consiga concluir as tarefas nos prazos determinados. Confira a seguir alguns dos principais efeitos da má gestão do tempo para sua carreira:
- atrasos em entregas;
- feedbacks negativos;
- aumento do nível de estresse;
- queda de produtividade;
- reflexos negativos na qualidade de vida.
5 dicas para melhorar o gerenciamento do seu tempo no trabalho
Fazer um plano de gerenciamento de tempo não é tão complicado quanto pode parecer. Quer ver só?
Primeiro, você precisa saber tudo o que deve ser feito e para quando. Faça uma lista anual, mensal, semanal e diária. A partir daí, siga as dicas que separamos abaixo:
Conclua as tarefas mais importantes primeiro
Essa é a regra número um do gerenciamento do tempo. Diariamente verifique quais são as atividades que você finalizará naquele dia, sempre analisando a importância delas para o atingimento de suas metas de trabalho e pessoais. Foque em duas ou três por dia.
Assim que terminá-las, você terá a sensação de trabalho cumprido, podendo passar para outras tarefas na sua lista, ou simplesmente ler aquele livro ou artigo que você tanto queria, mas não teve tempo até então.
Coloque limites de tempo para conclusão das tarefas
Assim que você começa uma atividade, a mente às vezes viaja para outros horizontes. Pensamentos como: tenho de pagar meu cartão de crédito, preciso checar onde será o aniversário do meu amigo, o que vou almoçar hoje?
A restrição de tempo vai empurrá-lo para se concentrar e ser mais eficiente e evitar essas distrações. Não se preocupe aqui em errar no limite do tempo (para mais ou para menos), a ideia é você se concentrar na tarefa e tentar fazer isso de forma objetiva.
Aprenda a dizer “não”
Outro ponto fundamental para fazer o gerenciamento de tempo ser eficiente é não se comprometer com mais tarefas as quais você não consegue cumprir.
Dizer “não” nem sempre é fácil, mas é um aprendizado necessário para quem quer evoluir na carreira. Isso porque se você aceitar tudo o que pedem para você fazer – mesmo quando sabe que não vai dar conta – vai acabar caindo naquela bola de neve de prazos estourados, estresse, falta de foco, perda de produtividade.
Você não quer ter esse cenário pouco atrativo na sua vida, certo?
Dizer “não” a reuniões que podem ser resolvidas em um e-mail ou descobrir uma forma mais ágil de discutir determinados assuntos também ajudam a otimizar seu tempo.
Aprenda a pedir ajuda
Poucos de nós são ensinados desde a infância a dizer não e a pedir ajuda. É feio falar não ao coleguinha ou pedir ajuda para resolver aquela questão de matemática.
Crescemos com esses estímulos equivocados e os repetimos o tempo todo. Mas na verdade, isso é um erro.
Sim, assim como aprender a dizer não ajuda a controlar nossa gestão de tempo, pedir ajuda em tarefas que não sabemos como conduzir, também vai reduzir boas horas e dias de trabalho. Pense nisso!
Faça exercícios e alimente-se de maneira saudável
Sim, isso faz parte da gestão de tempo, por incrível que pareça. Há uma série de estudos que vinculam um estilo de vida saudável à produtividade no trabalho.
Assim como dormir 8 horas por dia, exercer atividades físicas e ter uma alimentação saudável aumentam os níveis de energia, clareiam sua mente e permitem que você se concentre mais facilmente nas atividades do dia a dia.
Como a tecnologia pode ajudar no gerenciamento de tempo no trabalho?
Não é nenhum segredo que a tecnologia pode te ajudar a se concentrar melhor em suas tarefas e otimizar suas habilidades de gerenciamento de tempo.
Imagine quanto tempo costumava levar para enviar uma mensagem a alguém pelo correio antes da chegada do e-mail?
Na última década, o crescimento da tecnologia superou as expectativas. Smartwatches que te ajudam a ver quantas calorias gastou em um exercício. Mídias sociais que te conectam rapidamente com novos fornecedores. Celulares que tiram fotos e enviam mensagens em questão de segundos.
Tudo isso facilitou suas entregas no dia a dia, não?
Quer saber outras dicas de como essa nova era digital pode te ajudar? Então, fique de olho em algumas dicas de nossos especialistas:
Encontre um aplicativo que o ajude em suas tarefas diárias
Não faltam aplicativos para gerenciar listas de afazeres e tarefas. Você precisa apenas encontrar um que se encaixe na sua forma de organização.
Por exemplo, se você já usa o Google Drive e outras ferramentas de produtividade do Google, dê uma olhadinha no Google Agenda. Ela é uma ótima ferramenta para você agendar os compromissos e trazer transparência para sua equipe de trabalho sobre seus compromissos.
Controle seus e-mails
Quando chega um e-mail na sua caixa de entrada qual é a sua reação?
- eu tenho de lidar com isso agora?
- é importante, mas pode esperar.
- é promoção, mas depois eu quero dar uma olhadinha.
- basicamente, lê todos os e-mail que você recebe a toda hora independente da importância deles.
Seguindo qualquer uma das alternativas propostas, você já perdeu tempo. Já vimos aqui neste artigo que perdemos diariamente muito tempo entre uma olhadinha e outra na caixa de entrada de e-mails, portanto, ter um aplicativo que o ajude a gerenciar sua correspondência pode ser essencial.
Um bom exemplo disso é o Sanebox, um aplicativo de gerenciamento de e-mai. Você define categorias para pessoas e temas específicos, e a ferramenta te ajuda a fazer bom uso dos e-mails que já estão na sua caixa de entrada.
Use diferentes aplicativos em seu trabalho
Existem vários aplicativos disponíveis para gerenciar listas de tarefas, melhorar a comunicação entre equipes e acelerar a sua produtividade.
Tem de tudo um pouco na feira virtual. É preciso dar uma boa olhada em cada um dos aplicativos e analisar quais são suas funcionalidades e se eles têm versões gratuitas.
Se você quiser pular esse trabalho, separamos 15 bons apps que vão te ajudar nessas tarefas cotidianas.
Agora que você já sabe tudo sobre gestão de tempo, não esqueça de praticar esse conhecimento diariamente. Afinal, precisamos gerenciar muito bem nossas tarefas para ganharmos o bem mais valioso do século XXI: mais tempo para atividades mais prazerosas!
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