Produtividade na reunião remota: como torná-la mais eficiente

 Veja como preparar todos os detalhes para evitar surpresas desagradáveis e estresse desnecessário

Neste artigo você verá:

Uma reunião remota tem potencial para ser mais produtiva do que a presencial. Para que tudo saia conforme o planejado, porém, é importante prestar atenção em alguns detalhes que evitam surpresas desagradáveis. 

A reunião remota entrou na nossa rotina definitivamente, o que é uma excelente notícia. Afinal, ela é uma ferramenta que, quando bem organizada, pode ser extremamente produtiva (e econômica) para todos os participantes, independentemente de onde eles estejam fisicamente. 

Como fazer uma reunião remota? 

A reunião remota é geralmente feita por meio do computador e alguma ferramenta que permita o “encontro” de várias pessoas na mesma tela. É bastante comum que as pessoas possam se ver pela câmera (cada uma no seu quadradinho). Algumas empresas, porém, adotam como política reuniões apenas com voz — e todos deixam suas câmeras desligadas. 

Diferença básica entre reunião remota e presencial

A diferença é que na reunião presencial todos os participantes estão fisicamente no mesmo lugar. Na reunião remota, por outro lado, eles podem estar em qualquer lugar fisicamente, desde que se conectem no horário e na ferramenta combinada. 

Como fazer reuniões remotas produtivas

Para fazer reuniões remotas mais produtivas é preciso tomar alguns cuidados, preparando o computador, o conteúdo e o ambiente com antecedência. 

Isso evita problemas e reduz o estresse, principalmente de quem não está acostumado a trabalhar em home office e precisa se adaptar a muitas mudanças simultaneamente. É o seu caso?

Respire fundo, siga as recomendações abaixo e relaxe, porque vai dar tudo certo. 

1. Combine data e horário adequados 

O primeiro passo para preparar a reunião é definir a data e o horário adequados a todos os participantes. Quando todos estão no mesmo fuso, o desafio não é tão grande.

Caso o fuso seja diferente, o ideal é estipular o horário em que a maioria dos colaboradores se encontram, e tentar conciliar para que não seja de madrugada nas demais localidades. No entanto, nem sempre isso será possível, e é algo a se ter em mente caso você deseje adotar o estilo de vida de nomadismo digital.

2. Garanta que todos poderão estar focados na reunião

É preciso checar a disponibilidade de todos os participantes para garantir que o encontro será realizado da melhor forma, sem que ninguém precise dividir a atenção entre dois compromissos ou esteja tenso para terminar logo e partir para o próximo. 

3. Encontre o melhor lugar

Escolha o lugar em que você vai ficar durante a reunião. O ideal é um local iluminado e silencioso, especialmente se a reunião for por vídeo, mas sabemos que isso nem sempre é possível. Opte, então, pelo melhor local disponível para você se concentrar.

4. Tome cuidado com o que vai mostrar

Antes de entrar na chamada, confira o que aparece atrás de você na câmera. Uma pia cheia de louça ou uma cama desarrumada podem causar má impressão. Uma dica é tentar se sentar de costas para uma parede vazia. Caso isso não seja possível, veja se a ferramenta da chamada permite inserir um fundo personalizado.

5. Confira o equipamento e a conexão

É muito importante também checar seu equipamento e sua conexão antes da reunião. Se possível, faça o teste com alguém da casa (em outro computador, claro) ou algum colega mais próximo. Confira se tudo vai bem — inclusive webcam, microfone e som. 

6. Defina os tópicos

Quando tudo corre bem, as reuniões remotas costumam ser mais rápidas e objetivas que as reuniões presenciais. Para isso, é essencial definir bem os tópicos que devem ser discutidos para ir direto ao assunto quando os participantes chegarem. 

7. Organize as interações 

Durante a reunião, é importante que todos possam interagir e saibam como fazer isso. É possível usar, por exemplo, recurso de levantar a mão ou colocar no chat a sequência das próximas falas. 

8. Evite distrações

Na reunião online, em geral, não existe aquele momento de quebrar o gelo com conversas sobre futebol ou trânsito, por exemplo. O ideal é ir direto aos assuntos que devem ser discutidos.

Claro, se as conversas fizerem parte da cultura da empresa, aproveite. Mas tentem manter ao final, assim quem não puder participar ou tiver outros serviços para entregar pode se ausentar sem perder a pauta que demandou a reunião.

9. Faça pequenos intervalos entre as reuniões

A reunião remota costuma ser mais cansativa do que a reunião presencial. Alguns estudos dizem que isso se relaciona ao fato de que não podemos ver a linguagem corporal da pessoa, então nosso cérebro se concentra nos detalhes das expressões. 

Outros defendem que como nos focamos apenas no serviço, sem tantos momentos de descontração, saímos mais cansados. A verdade é que, seja qual for a causa, é possível que você saia esgotado de um encontro desse tipo. 

O ideal, então, é deixar pequenos intervalos entre as reuniões (coisa de 10 minutos, nada mais que isso). Nesse tempo, você pode aproveitar para levantar da mesa, caminhar pela casa, tomar uma água ou ir ao banheiro. 

Vantagens das reuniões remotas

Aqui estão algumas das vantagens das reuniões remotas:

• os participantes tendem a ser mais objetivos e focados no assunto que deve ser discutido;
• não é preciso começar a reunião com conversas informais para quebrar o gelo;
• ninguém precisa se deslocar até o escritório;
• as pessoas não se atrasam no trânsito;
• os participantes tendem a ser mais pontuais tanto para começar quanto para terminar o encontro.

Ferramentas para reuniões online

Uma reunião remota bem-sucedida começa com a escolha de uma ferramenta apropriada. Essa escolha depende basicamente do número de participantes do meeting, do objetivo da conversa e da qualidade da sua conexão à internet. 

Algumas das principais ferramentas utilizadas para isso são:

• Google Meet;
• Zoom;
• Microsoft Teams.

Em geral, os participantes recebem um link com o convite e algumas informações sobre a reunião. Na hora combinada, eles só precisam clicar no link e se conectar. 

Whatsapp

Há também reuniões remotas mais informais feitas em pequenos grupos de Whatsapp, com voz e vídeo ou apenas em voz. Elas costumam ser ainda mais rápidas e objetivas do que as reuniões por ferramentas como Meet. 

Videoconferência

Se você precisar de algo mais sofisticado para fazer uma apresentação para várias pessoas utilizando uma tela ou um flip chart, talvez a melhor ferramenta seja a de videoconferência. Com ela, a atenção fica centrada em você e a interação dos outros participantes é mais restrita.

A videoconferência exige, no entanto, um conjunto de equipamentos formado por câmera, microfone e projetor, além de uma conexão à internet rápida e estável. 

Com essas dicas, é hora de entrar na sua próxima reunião remota e extrair o máximo da sua produtividade. Depois disso, compartilhe as dicas com outros colegas de trabalho. 

fonte:

https://www.vagas.com.br/profissoes/reunioes-remotas-produtivas/