Melhorar a qualidade e a pontualidade das suas entregas é uma tarefa que exige esforço e dedicação. No entanto, seguindo as dicas deste artigo, você pode tornar essa tarefa mais simples e alcançável.
Perda de prazos, esquecimento de informações relevantes e até não comparecimento a reuniões importantes. Essas são algumas das consequências da falta de organização no trabalho. Mas como evitar esses problemas?
A primeira coisa é compreender a importância da organização do ambiente de trabalho para depois trabalhar alguns passos rumo a eficiência do seu trabalho. Quer ver como? Acompanhe esse nosso post com dicas de organização de trabalho! Você verá que não é tão difícil assim manter o controle de sua rotina laboral.
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Qual é a importância de manter a organização no trabalho?
A falta de organização é um problema real no local de trabalho. Manter seus colegas esperando porque você está atrasado para uma reunião importante, não conseguir encontrar o documento ou esquecer de fazer suas entregas no tempo pré-definido vão minando a sua reputação no ambiente de trabalho. Por isso, é muito relevante manter a organização!
E não é apenas a sua reputação profissional que está em jogo; organizar-se também pode ter um impacto positivo na sua saúde e bem-estar. Segundo a Organização Mundial da Saúde (OMS) uma má organização do trabalho pode ser uma fonte de estresse relacionado ao trabalho.
Isso mesmo: se você não se organiza muito bem suas entregas, não tem uma gestão do tempo adequada e ainda perde facilmente documentos, essa sequência de fatores podem aumentar seu risco ao estresse e a outras doenças relacionadas ao trabalho.
Ainda não está convencido da relevância da organização? Vejamos mais alguns benefícios de garantir uma rotina de trabalho ordenada:
- aumenta a produtividade;
- reduz seus níveis de estresse;
- faz você apresentar uma abordagem mais profissional aos colegas e clientes;
- você pode encontrar o que precisa, quando precisar;
- melhora a pontualidade;
- te ajuda a cumprir seus prazos com mais facilidade.
7 dicas de como manter a organização no trabalho
Agora que você já sabe os benefícios de manter uma rotina de trabalho organizada, que tal saber como colocar isso em prática?
Mesmo que não seja naturalmente a pessoa mais organizada do mundo, você pode, com algumas estratégias práticas, aprimorar gradualmente sua organização no trabalho, resultando em entregas de maior qualidade e pontualidade. Veja como:
1. Identifique e estabeleça metas realistas
Identificar seus objetivos é um dos primeiros passos para se tornar mais organizado. Ao definir metas realistas, você pode priorizar tarefas para atingir seus objetivos.
Para começar, divida suas metas por tempo: anual, mensal e até semanal. Você também pode separá-los em categorias, como carreira, finanças, família, pessoal e saúde.
2. Crie listas de tarefas
Há dias em que a rotina do trabalho está tão pesada que você não sabe nem por onde começar, certo? Neste caso, a dica é você fazer uma listinha do que fazer no dia, por ordem de importância, e depois ir riscando o que já foi produzido
Mas digamos que o caos na rotina de trabalho seja a longo prazo. Não tem problema, a sugestão é a mesma: faça listas de entregáveis por dia/semana/mês ano.
Caso não tenha conseguido cumprir os prazos, deixe registrado um histórico dos motivos dos atrasos. Essas informações serão relevantes para mensurar futuros novos cronogramas.
3. Use uma agenda
Quem nunca esqueceu de ir a uma reunião ou entregar um relatório na data limite, levante a mão! Parece besteira, mas faz toda a diferença ter uma agenda em que você anota (e bloqueia) seu tempo para atender a determinado compromisso.
A anotação na agenda funciona como um gatilho mental para você lembrar de suas tarefas. Faça esse teste por uma semana e veja como será mais difícil de você esquecer de suas atribuições.
Sugestão: prefira as agendas virtuais, assim, os colegas de trabalho poderão visualizar facilmente quando agendar reuniões com você, sem a necessidade de perguntar datas para o agendamento deste bate-papo. Isso facilita a vida de todos.
4. Diferencie prioridades e urgências
Com tantas tarefas você não sabe o que fazer primeiro? Para aqueles que desejam iniciar uma rotina mais organizada no trabalho, monitorar suas tarefas usando esses três critérios é fundamental:
- prioridade máxima;
- prioridade média;
- prioridade baixa.
5. Tenha foco
Mexer no celular, responder e-mail e prestar atenção na reunião virtual, tudo isso junto e misturado, é a receita para o caos. Você precisa manter o foco em uma só atividade se você quer chegar ao final do dia com suas entregas em dia.
6. Utilizar um software de gestão
Embora se tornar mais organizado possa parecer uma tarefa muito complicada, você não precisa fazer isso sozinho, certo?
Hoje em dia, existem muitos aplicativos úteis que facilitam o gerenciamento de projetos, como o Asana e o Monday, por exemplo. Não tenha medo de experimentar alguns até encontrar aquele que melhor se adapta às suas necessidades.
7. Colabore com outras pessoas
A colaboração pode ser uma habilidade organizacional negligenciada tanto no escritório quanto em casa. Isso não apenas permitirá que você conclua tarefas com mais eficiência, mas, ao obter uma perspectiva externa, poderá obter novas ferramentas e estratégias para se tornar mais produtivo.
8. Delegue tarefas
Uma das maneiras mais rápidas de perder o senso de organização é enterrar-se em muito trabalho. É por isso que saber delegar tarefas é fundamental para se manter organizado, tanto pessoal quanto profissionalmente.
A delegação é a transferência de uma tarefa de você para outra pessoa. Para começar a delegar trabalho, primeiro examine sua lista de tarefas e decida quais itens podem ser delegados. Identifique a melhor pessoa para o trabalho e comunique claramente todas as instruções, bem como o resultado desejado.
Como vimos neste post, há muitos benefícios em ter uma certa organização no ambiente de trabalho, incluindo melhoria de produtividade e diminuição de estresse. Portanto, comece hoje mesmo a praticar as dicas sugeridas aqui!
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