Nos dias de hoje, a necessidade de escrever um e-mail formal pode ocorrer inúmeras vezes. Se estiver à procura de uma nova oportunidade de trabalho, ao solicitar um estágio ou se candidatar para um mestrado. São muitos os motivos para enviar um e-mail formal. Pensando nisso, preparamos este passo a passo para ajudá-lo na tarefa. Vamos lá?
Passo 1: tenha um endereço adequado
Quando criar um e-mail formal, evite usar endereços de que sejam formados por apelidos de infância, nomes de super-heróis ou personagens famosos. Por exemplo: zezinho@internet.com, batmandasilva@internet.com ou brancadeneve123@internet.com.
Ao criar seu endereço de e-mail, siga a convenção adotada pela maioria das empresas, onde o primeiro e último nome são utilizados. Você pode separá-los por ponto, hífen ou underline. Se estiver usando um serviço gratuito, pode ser que alguém já tenha reservado o endereço que deseja. Neste caso, procure acrescentar números para diferenciar.
Preste atenção à foto que irá escolher para o perfil da sua conta de e-mail. Evite a todo custo colocar fotos muito informais, onde você aparece em momentos de descontração, diversão e intimidade.
Passo 2: seja objetivo no assunto
Tenha muita atenção na hora de definir o assunto. Você deve garantir que a mensagem seja identificada corretamente, ao mesmo tempo em que evita que ela caia na caixa de spam.
No caso de envio de currículos para vagas, coloque sempre a palavra “Currículo” ou “CV” antes do seu nome. Evite usar “Leia isto, por favor” ou “Oi, tudo bem?”.
Em certos casos, pode existir a obrigatoriedade de incluir alguma informação no assunto. Algumas vagas de emprego publicadas exigem que o candidato insira o código de referência para facilitar a identificação.
Evite colocar títulos genéricos. Imagine que você trabalha no departamento de recursos humanos e pretende mandar um e-mail para a sua superior, sobre um problema com as horas extras da funcionária Maria.
Não coloque no assunto apenas “Horas extras” ou “Maria”. Seja específico, use o título “Erro nas horas extras de Maria”. Desta forma, você ajuda a manter organizadas as mensagens para referência futura.
Passo 3: crie a mensagem
Introdução
Procure ser amistoso. No caso de saber o nome da pessoa para qual o e-mail se destina, use termos como “Prezado João da Silva”, “Prezada Maria da Silva”, “Caro João da Silva” ou “Cara Maria da Silva”.
Para casos onde a formalidade exigida for mais alta, use “Exmo. João da Silva” ou “Exma. Maria da Silva”, abreviações dos termos “Excelentíssimo” e “Excelentíssima”. Procure utilizar sempre o nome e o sobrenome da pessoa.
Mensagem
A popularidade das redes sociais e dos aplicativos de comunicação para celulares criou a urgência das mensagens serem abreviadas. Mas em um e-mail formal, evite usar abreviações como “vc” ou “tb”.
O uso de emoticons é terminantemente proibido ao redigir um e-mail formal. Eles servem para indicar um estado emocional, portanto inadequado para mensagens formais.
Também deve-se evitar o uso de palavras em maiúsculas. Segundo as convenções estabelecidas, as palavras quando estão em caixa alta são interpretadas como se o remetente estivesse gritando.
Use sempre um corretor ortográfico ao compor a mensagem. Caso o seu webmail não forneça um corretor ortográfico, use um editor de textos como Word ou LibreOffice Writer para redigir a mensagem. Copie e cole o conteúdo quando terminado.
Em e-mails formais, procure não fazer perguntas no texto que podem ter sido respondidas em algum lugar. Antes de redigir a mensagem, consulte a área de perguntas e respostas da empresa-alvo, por exemplo.
Seja conciso. Diga o que quer em poucas palavras. A pessoa que recebe as mensagens irá agradecer. Imagine sempre que o receptor deve lidar com um grande volume de mensagens.
Procure não usar uma formatação que pareça estranha, de alguma maneira. Divida o conteúdo em poucos parágrafos e dê um espaço entre cada um deles. Isso aumenta a legibilidade do texto.
Caso você esteja enviando algum arquivo anexo, mencione o fato na mensagem. Explique também qual é a sua intenção com o envio do arquivo. Evite enviar arquivos anexados sem dizer uma palavra no texto a respeito.
Se você foi inserido por cópia em uma conversa que possui um histórico de mensagens, leia todo os textos das mensagens passadas antes de responder. Desta maneira, você evita fazer perguntas a respeito de assuntos que podem ter sido tratados nas mensagens anteriores. Isso também demonstra profissionalismo e comprometimento.
Encerramento
Para encerrar a mensagem, procure usar uma das opções listadas abaixo:
- Atenciosamente
- Grato / Grata
- Cordialmente
- Aguardo seu feedback
- Grato pela atenção
- Fico a disposição para maiores esclarecimentos
No final, assine com o seu nome completo e informe algum telefone de contato, conforme o caso.
Exemplo de um email formal solicitando confirmação
Assunto: Confirmação de candidatura para Assistente de Tesouraria - João da Silva
Cara Maria Souza,
Na semana passada enviei a minha candidatura para a vaga de Assistente de Tesouraria, publicada no site oficial da empresa. Gostaria de confirmar o recebimento da minha candidatura.
Aguardo seu feedback.
João da Silva
Celular: 99999-1234
Passo 4: anexar os arquivos necessários
Quando a mensagem precisa de arquivos anexados, procure dar nomes adequados, que ajudem ao receptor da mensagem identificá-los claramente.
Preferencialmente, use o formato PDF para envio de anexos. Evite usar formatos de arquivos editáveis, como o Word. Apenas quando for necessária a revisão do documento por outras pessoas é que deve-se utilizar estes formatos.
Resumo: como escrever um e-mail formal
Passo 1: use um endereço adequado;
Passo 2: seja objetivo no assunto;
Passo 3: crie a mensagem;
- Introdução - seja amistoso, use “Caro / Cara”, “Prezado / Prezada” ou “Exmo. / Exma.”
- Mensagem - evite: abreviações, emoticons, texto todo em maiúsculas; seja conciso, use formatação tradicional, mencione no texto os arquivos enviados em anexo e leia o histórico de mensagens
- Encerramento - use “Atenciosamente”, “Grato / Grata”, “Cordialmente”, “Aguardo seu feedback”, “Grato pela atenção” ou “Fico a disposição para maiores esclarecimentos”
Passo 4: anexar arquivos necessários.
Com o passo a passo acima, pode ser bem-sucedido nas suas comunicações formais. Boa sorte!
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