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| IMAGEM: FONTE PRÓPRIA. |
Nos dias de hoje a necessidade de escrever um e-mail formal pode
ocorrer inúmeras vezes. Se você estiver a procura de uma nova
oportunidade de trabalho, ao solicitar uma oportunidade de estágio ou se
candidatar para um mestrado. São muitos os motivos para escrever um
e-mail formal. Pensando nisso, preparamos este artigo para ajudar você
com esta tarefa. Vamos lá?
Passo 1: use um endereço adequado
Quando
for criar um e-mail formal evite usar endereços de e-mails que sejam
formados por apelidos de infância, nome de super heróis ou personagens
famosos. Exemplo: zezinho@internet.com, batmandasilva@internet.com ou
brancadeneve123@internet.com.
Ao criar o seu endereço de e-mail,
siga a convenção adotada pela maioria das empresas onde o primeiro e o
último nome são utilizados. Você pode separá-los por ponto, hífen ou
underline. Se estiver usando um serviço gratuito pode ser que alguém já
tenha reservado o e-mail que você deseja. Neste caso procure acrescentar
números para diferenciar.
Preste muita atenção para a foto que
você irá escolher para o perfil da sua conta de e-mail. Evite a todo
custo colocar fotos muito informais, onde você aparece em momentos de
descontração, diversão e intimidade.
Passo 2: seja objetivo no assunto
Tenha
muita atenção na hora de definir o assunto. Você deve garantir que a
mensagem seja identificada corretamente, ao mesmo tempo em que evita que
ela caia na caixa de spam.
No caso de envio de currículos para
vagas, coloque sempre a palavra “Currículo” ou “CV” antes do seu nome.
Evite usar “Leia isto por favor”, “Oi, tudo bem?”
Dependendo do
caso, pode existir a obrigatoriedade de incluir alguma informação no
assunto. Algumas vagas de emprego publicadas exigem que o candidato
insira o código de referência para facilitar a identificação.
Evite
colocar títulos genéricos. Imagine que você trabalha no departamento de
recursos humanos e pretende enviar um email para sua superior, sobre um
problema com as horas extras da funcionária Maria. Evite colocar no
assunto apenas “Horas extras” ou “Maria”. Seja específico, use o título
“Erro nas horas extras de Maria”. Desta forma você ajuda a manter
organizadas as mensagens para referência futura.
Passo 3: crie a mensagem
Introdução
Procure
ser amistoso. No caso de saber o nome da pessoa para qual o e-mail se
destina, use termos como “Prezado João da Silva”, “Prezada Maria da
Silva”, “Caro João da Silva” ou “Cara Maria da Silva”. Para casos onde a
formalidade exigida for mais alta, use “Exmo. João da Silva” ou “Exma.
Maria da Silva”, abreviações dos termos “Excelentíssimo” e
“Excelentíssima”. Procure utilizar sempre o nome e o sobrenome da
pessoa.
Mensagem
A popularidade das redes sociais e dos
aplicativos de comunicação para celulares, criou a urgência nas pessoas
das mensagens serem abreviadas.Evite usar abreviações como “vc” ou “tb” na hora de criar uma mensagem formal.
O uso de emoticons
é terminantemente proibido ao redigir um e-mail formal. Eles servem
para indicar um estado emocional, sendo inadequado para mensagens
formais.
Também deve se evitar o uso de palavras em maiúsculas. Segundo as convenções estabelecidas, as palavras quando estão em caixa alta são interpretadas como se você estivesse gritando.
Use sempre um corretor ortográfico
ao compor a sua mensagem. Caso o seu webmail não forneça um corretor
ortográfico, use um editor de textos como Word ou LibreOffice Writer
para redigir sua mensagem. Copie e cole o seu conteúdo quando tiver
terminado.
Em e-mails formais, procure não fazer perguntas no
texto do e-mail que podem ter sido respondidas em algum lugar. Antes de
redigir a sua mensagem, consulte a área de perguntas e respostas da
empresa alvo, por exemplo.
Seja conciso. Diga o
que você quer usando poucas palavras. A pessoa que recebe as mensagens
vai agradecer. Imagine sempre que o receptor deve lidar com um grande
volume de mensagens.
Procure não usar uma formatação muito fora da
caixa. Divida seu conteúdo em poucos parágrafos e dê um espaço entre
cada um deles. Isso aumenta a legibilidade do seu texto.
Caso você esteja enviando algum arquivo em anexo,
mencione o fato na sua mensagem. Explique também qual a sua intenção
com o envio do arquivo. Evite enviar arquivos anexados sem dizer uma
palavra no texto a respeito.
Se você foi inserido por cópia numa conversa que possui um histórico de mensagens, leia todo os textos das mensagens passadas
antes de responder. Desta maneira você evita fazer perguntas a respeito
de assuntos que podem ter sido tratados nas mensagens anteriores. Isso
também demonstra profissionalismo e comprometimento.
Encerramento
Para encerrar a sua mensagem procure usar um das opções listadas abaixo:
- Atenciosamente
- Grato / Grata
- Cordialmente
- Aguardo seu feedback
- Grato pela atenção
- Fico a disposição para maiores esclarecimentos
No final, assine com o seu nome completo e informe algum telefone de contato, conforme o caso.
Exemplo de um email formal solicitando confirmação
Assunto: Confirmação de candidatura para Assistente de Tesouraria - João da Silva
Cara Maria Souza,
Na semana passada enviei a minha candidatura para a vaga de Assistente de Tesouraria, publicada no site oficial da empresa. Gostaria de confirmar o recebimento da minha candidatura.
Aguardo seu feedback.
João da Silva
Celular: 99999-1234
Passo 4: anexar os arquivos necessários
Quando
a mensagem precisa de arquivos anexados procure dar nomes adequados,
que ajudem ao receptor da mensagem identificá-los claramente.
Preferencialmente
use o formato PDF para envio de anexos. Evite usar formatos de arquivos
editáveis como Word. Apenas quando for necessária a revisão do
documento por outras pessoas é que deve se utilizar estes formatos.
Resumo: como escrever um e-mail formal
Passo 1: use um endereço adequado
Passo 2: seja objetivo no assunto
Passo 3: crie a mensagem
- Introdução - seja amistoso, use “Caro / Cara”, “Prezado / Prezada” ou “Exmo. / Exma.”
- Mensagem - evite: abreviações, emoticons, texto todo em maiúsculas; seja conciso, use formatação tradicional, mencione no texto os arquivos enviados em anexo e leia o histórico de mensagens
- Encerramento - use “Atenciosamente”, “Grato / Grata”, “Cordialmente”, “Aguardo seu feedback”, “Grato pela atenção” ou “Fico a disposição para maiores esclarecimentos”
Passo 4: anexar os arquivos necessários
Siga estes passos e seja bem sucedido nas suas comunicações formais. Boa sorte!
FONTE:
TODA CARREIRA
https://www.todacarreira.com/escrever-e-mail-formal/
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