Com toda a tecnologia à nossa disposição, era suposto que fossemos
capazes de fazer uma ótima gestão do tempo. Mas, infelizmente, o que
aconteceu nas últimas décadas não parece indicar isso.
Diante de
infinitas inovações que a tecnologia trouxe para o ambiente de trabalho,
administrar o tempo de forma eficaz se tornou um complexo desafio.
Métodos utilizados no passado se demonstram inadequados para o cenário
atual.
O que é a gestão do tempo?
Podemos afirmar que a
gestão do tempo é a forma pela qual abordamos as tarefas. Com o objetivo
de que o trabalho seja concluído no menor tempo, com boa alocação de
recursos e da melhor maneira possível.
A gestão do tempo também
contribui para que tenhamos maior consciência de quanto tempo gastamos
ao realizar atividades específicas.
Além disso, quem faz uma boa
administração do tempo, sabe diferenciar melhor o que é urgente do que é
importante. Veja algumas dicas importantes.
1. Defina as metas
É
muito importante que você defina suas metas para o dia. Geralmente, as
metas servem como um farol, iluminando a direção e dando sentido ao
trabalho. Desta maneira, você pode considerar que a conclusão das
tarefas planejadas são passos para o alcance de sua meta.
Procure fazer da sua meta uma declaração simples e objetiva. Por exemplo: “concluir o artigo sobre gestão do tempo”.
Se
concluir a lista em apenas um dia de trabalho seja inviável, você pode
mudar para “escrever pelo menos 50% do artigo de gestão do tempo”.
2. Planeje seu trabalho
Comece seu dia de trabalho reservando um tempo para o
planejamento. Muitos pessoas negligenciam esta etapa e partem para
colocar a mão na massa imediatamente. Desta forma, podem acabar por
começar pelo que não é urgente.
Para conseguir planejar suas
tarefas de forma adequada, é necessário conhecer a meta que se pretende
alcançar. Em seguida, é necessário dividir em passos menores, de fácil
administração.
3. Priorize as tarefas
Saber priorizar as
tarefas pode fazer toda a diferença nos resultados. Ao começar a
trabalhar nas tarefas de maior importância, é garantido adicionar valor
ao projeto no final de um ciclo de trabalho.
Segundo o princípio
de Pareto, também conhecido como a regra 80/20, cerca de 80% dos efeitos
possuem origem de 20% de causas. Aprenda a reconhecer os 20% que
determinam o sucesso no seu trabalho.
4. Defina os prazos
Segundo Jeff Sutherland, autor do livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo, todos nós temos dificuldade em manter o foco. Ele afirma que também somos péssimos em fazer estimativas de tempo de trabalho.
Estes seriam os principais motivos pelo qual passamos mais horas do que o necessário no ambiente de trabalho.
Portanto,
procure não poupar esforços para aprender a dar estimativas precisas.
Talvez você precise medir o tempo que leva para concluir uma tarefa de
um determinado tipo. Faça isso durante um período. Só assim poderá
contar com dados para fazer estimativas futuras.
5. Aprenda a delegar
Aprender
a delegar tarefas contribui para o crescimento da equipe. É comum que
cada pessoa tenha maior habilidade em campos diferentes do conhecimento.
Assim, é natural que alguns sejam melhores em determinadas tarefas do
que outros.
Geralmente, é de responsabilidade do líder a delegação
de tarefas. Mas se você não é líder e estiver bloqueado em algum ponto
do trabalho, procure negociar a troca de tarefa com outro colaborador
mais experiente, com o aval do seu líder, é claro.
6. Mantenha o ritmo
Um
dos objetivos da gestão do tempo é manter o ritmo de trabalho. A
necessidade da manutenção do ritmo é uma necessidade humana. Se você
investigar, irá notar que estamos sempre procurando dar ritmo a todas as
dimensões da nossa vida.
Para assegurar que o ritmo seja mantido,
você pode fazer uso de ferramentas como a técnica pomodoro. A técnica
divide o tempo de trabalho em fatias de 25 minutos, intercaladas por
pausas de 5 minutos. Desta forma, fica mais claro como gerenciar o tempo
investido em cada tarefa.
7. Use uma agenda
Para garantir
que os prazos de entrega não caiam no esquecimento, procure utilizar
algum tipo de agenda. Mesmo as tradicionais agendas de papel podem ser
úteis, uma vez que você adquira o hábito de usá-la com frequência.
Qual é a importância da gestão do tempo?
Melhorar o gerenciamento do tempo contribui para os resultados de uma organização e na vida pessoal de cada indivíduo.
Ao
conseguir realizar mais em tempo hábil, o profissional fica reconhecido
pela sua boa performance, além de sobrar mais tempo para a vida
pessoal.
Para mais, podemos destacar as seguintes vantagens da gestão do tempo:
- Diminuição da necessidade de trabalho extra
- Aumento da autoconfiança
- Maior probabilidade de acerto nas estimativas
- Melhoria da imagem profissional
- Diminuição da procrastinação
Conheça algumas ferramentas para organizar melhor o seu tempo
Com
estas ferramentas, você nunca mais terá desculpas para procrastinar
suas tarefas. Com certeza a administração do seu tempo ficará mais fácil
através das funcionalidades que elas oferecem.
Remember the milk
O Remember the milk é um serviço online para gestão de tarefas que também conta com um aplicativo. É possível classificar as tarefas com tags, criar múltiplas listas e configurar alarmes de vários tipos: e-mail, texto, Twitter etc.
MeisterTask
Com o MeisterTask você é capaz de atribuir tarefas e acompanhar todos os colaboradores de uma equipe. Possui integração com o MindMeister, aplicativo para gerir brainstorms através de mapas mentais.
Trello
Ao
utilizar quadros, listas e cartões, o Trello consegue organizar seus
projetos de uma forma simples e agradável. O software está disponível
gratuitamente com funcionalidades limitadas.
FONTE:
https://www.todacarreira.com/gestao-tempo/
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