Saiba como escrever um e-mail formal em apenas 4 passos

Nos dias de hoje, a necessidade de escrever um e-mail formal pode ocorrer inúmeras vezes. Se estiver à procura de uma nova oportunidade de trabalho, ao solicitar um estágio ou se candidatar para um mestrado. São muitos os motivos para enviar um e-mail formal. Pensando nisso, preparamos este passo a passo para ajudá-lo na tarefa. Vamos lá?

Passo 1: tenha um endereço adequado

Quando criar um e-mail formal, evite usar endereços de que sejam formados por apelidos de infância, nomes de super-heróis ou personagens famosos. 

Por exemplo: zezinho@internet.com, batmandasilva@internet.com ou brancadeneve123@internet.com.

Ao criar seu endereço de e-mail, siga a convenção adotada pela maioria das empresas, onde o primeiro e último nome são utilizados. Você pode separá-los por ponto, hífen ou underline. Se estiver usando um serviço gratuito, pode ser que alguém já tenha reservado o endereço que deseja. Neste caso, procure acrescentar números para diferenciar.

Preste atenção à foto que irá escolher para o perfil da sua conta de e-mail. Evite a todo custo colocar fotos muito informais, onde você aparece em momentos de descontração, diversão e intimidade.

Passo 2: seja objetivo no assunto

Tenha muita atenção na hora de definir o assunto. Você deve garantir que a mensagem seja identificada corretamente, ao mesmo tempo em que evita que ela caia na caixa de spam.

No caso de envio de currículos para vagas, coloque sempre a palavra “Currículo” ou “CV” antes do seu nome. Evite usar “Leia isto, por favor” ou “Oi, tudo bem?”.

Em certos casos, pode existir a obrigatoriedade de incluir alguma informação no assunto. Algumas vagas de emprego publicadas exigem que o candidato insira o código de referência para facilitar a identificação.

Evite colocar títulos genéricos. Imagine que você trabalha no departamento de recursos humanos e pretende mandar um e-mail para a sua superior, sobre um problema com as horas extras da funcionária Maria.

Não coloque no assunto apenas “Horas extras” ou “Maria”. Seja específico, use o título “Erro nas horas extras de Maria”. Desta forma, você ajuda a manter organizadas as mensagens para referência futura.

Passo 3: crie a mensagem

Introdução

Procure ser amistoso. No caso de saber o nome da pessoa para qual o e-mail se destina, use termos como “Prezado João da Silva”, “Prezada Maria da Silva”, “Caro João da Silva” ou “Cara Maria da Silva”.

Para casos onde a formalidade exigida for mais alta, use “Exmo. João da Silva” ou “Exma. Maria da Silva”, abreviações dos termos “Excelentíssimo” e “Excelentíssima”. Procure utilizar sempre o nome e o sobrenome da pessoa.

Mensagem

A popularidade das redes sociais e dos aplicativos de comunicação para celulares criou a urgência das mensagens serem abreviadas. Mas em um e-mail formal, evite usar abreviações como “vc” ou “tb”.

O uso de emoticons é terminantemente proibido ao redigir um e-mail formal. Eles servem para indicar um estado emocional, portanto inadequado para mensagens formais.

Também deve-se evitar o uso de palavras em maiúsculas. Segundo as convenções estabelecidas, as palavras quando estão em caixa alta são interpretadas como se o remetente estivesse gritando.

Use sempre um corretor ortográfico ao compor a mensagem. Caso o seu webmail não forneça um corretor ortográfico, use um editor de textos como Word ou LibreOffice Writer para redigir a mensagem. Copie e cole o conteúdo quando terminado.

Em e-mails formais, procure não fazer perguntas no texto que podem ter sido respondidas em algum lugar. Antes de redigir a mensagem, consulte a área de perguntas e respostas da empresa-alvo, por exemplo.

Seja conciso. Diga o que quer em poucas palavras. A pessoa que recebe as mensagens irá agradecer. Imagine sempre que o receptor deve lidar com um grande volume de mensagens.

Procure não usar uma formatação que pareça estranha, de alguma maneira. Divida o conteúdo em poucos parágrafos e dê um espaço entre cada um deles. Isso aumenta a legibilidade do texto.

Caso você esteja enviando algum arquivo anexo, mencione o fato na mensagem. Explique também qual é a sua intenção com o envio do arquivo. Evite enviar arquivos anexados sem dizer uma palavra no texto a respeito.

Se você foi inserido por cópia em uma conversa que possui um histórico de mensagens, leia todo os textos das mensagens passadas antes de responder. Desta maneira, você evita fazer perguntas a respeito de assuntos que podem ter sido tratados nas mensagens anteriores. Isso também demonstra profissionalismo e comprometimento.

Encerramento

Para encerrar a mensagem, procure usar uma das opções listadas abaixo:

• Atenciosamente
• Grato / Grata
• Cordialmente
• Aguardo seu feedback
• Grato pela atenção
• Fico a disposição para maiores esclarecimentos

No final, assine com o seu nome completo e informe algum telefone de contato, conforme o caso.

Exemplo de um email formal solicitando confirmação

Assunto: Confirmação de candidatura para Assistente de Tesouraria - João da Silva 

Cara Maria Souza, 

Na semana passada enviei a minha candidatura para a vaga de Assistente de Tesouraria, publicada no site oficial da empresa. Gostaria de confirmar o recebimento da minha candidatura.

Aguardo seu feedback. 

João da Silva

Celular: 99999-1234

Passo 4: anexar os arquivos necessários

Quando a mensagem precisa de arquivos anexados, procure dar nomes adequados, que ajudem ao receptor da mensagem identificá-los claramente.

Preferencialmente, use o formato PDF para envio de anexos. Evite usar formatos de arquivos editáveis, como o Word. Apenas quando for necessária a revisão do documento por outras pessoas é que deve-se utilizar estes formatos.

Resumo: como escrever um e-mail formal

Passo 1: use um endereço adequado;

Passo 2: seja objetivo no assunto;

Passo 3: crie a mensagem;

• Introdução - seja amistoso, use “Caro / Cara”, “Prezado / Prezada” ou “Exmo. / Exma.”
• Mensagem - evite: abreviações, emoticons, texto todo em maiúsculas; seja conciso, use formatação tradicional, mencione no texto os arquivos enviados em anexo e leia o histórico de mensagens
• Encerramento - use “Atenciosamente”, “Grato / Grata”, “Cordialmente”, “Aguardo seu feedback”, “Grato pela atenção” ou “Fico a disposição para maiores esclarecimentos”

Passo 4: anexar arquivos necessários.

Com o passo a passo acima, pode ser bem-sucedido nas suas comunicações formais. Boa sorte!

FONTE:

https://www.todacarreira.com/escrever-email-formal/